Les habitants réservent la salle en ligne.
La mairie garde la main sur chaque location.

Avec Nouvelle Époque, un habitant ou une association voit les dates libres d’une salle sur le site de la commune, connaît le montant et dépose sa demande. L’agent l’accepte d’un seul geste, et un seul mail part avec le contrat, le paiement et la remise des clés. Le planning, la caution et le titre de recette suivent la même location.

Mis à jour le 19 octobre 2026

La loi confie au maire les conditions d’utilisation des salles communales.

L’article L. 2144-3 du code général des collectivités territoriales permet aux associations et aux partis politiques de demander à utiliser des locaux communaux. Le maire détermine les conditions de cette utilisation, en tenant compte de l’administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l’ordre public. Le conseil municipal fixe, si besoin, la contribution due pour cette utilisation.

Par délégation du conseil municipal, le maire peut aussi décider de la conclusion et de la révision du louage de choses pour une durée de douze ans au plus (article L. 2122-22, 5°). Une commune a donc besoin de règles écrites, qui disent qui peut louer quoi, à quel tarif et à quelles conditions, et qui s’appliquent de la même façon à chaque demandeur.

Le demandeur voit les dates libres et le montant avant de déposer sa demande.

Sur le site de la commune, dans l’espace citoyen et dans l’application, le demandeur choisit une salle, une date et un créneau. Le calendrier ne propose que ce qui est libre. Deux locations le même jour dans la même salle restent possibles si leurs horaires ne se recouvrent pas.

Le montant se calcule selon le type de locataire (habitant de la commune ou extérieur, association, entreprise), la salle, la cuisine et le matériel demandé, comme les tables, les bancs ou les barnums.
Le même calcul sert au site, à l’écran des agents, au contrat et au titre de recette. Le prix annoncé au dépôt est donc celui de la validation.
Une association indique au nom de quelle association elle réserve, et le contrat porte l’adresse de son siège.
Une même demande peut porter jusqu’à douze dates, par exemple pour les séances d’une association pendant les vacances.

L’agent accepte une demande d’un seul geste.

Quand l’agent accepte une demande, la location est validée et un seul mail part au locataire. Ce mail contient l’acceptation, le contrat en pièce jointe, la façon de payer et, s’il est déjà fixé, le rendez-vous de remise des clés. Les autres dates de la même demande sont acceptées avec elle.

Le contrat est rédigé à un seul endroit. C’est le même texte que l’agent imprime en mairie et que le locataire reçoit par mail, avec le décompte, la vaisselle prêtée, la caution et le règlement des salles, dont l’état des lieux d’entrée et de sortie. Après l’état des lieux, l’agent note la restitution du dépôt de garantie, avec sa date.

L’agent garde toujours la main. Il peut saisir lui-même une demande reçue au guichet, corriger un montant ou enregistrer une location malgré un chevauchement signalé.

Le paiement et la comptabilité suivent la même location.

PayFiP est le service de paiement en ligne développé par la direction générale des Finances publiques. Une fois que la commune a signé son contrat avec elle, le locataire paie par carte depuis son mail ou son espace citoyen, et la location passe à « payée » quand PayFiP le confirme.

Pour la comptable, l’outil prépare le titre de recette de chaque location, et sait en faire un bordereau au format PES V2, celui qu’attend le Trésor public. La location, le contrat, le paiement et le titre partagent le même dossier, ce qui évite de ressaisir le nom, l’adresse et le montant.

À Marolles-les-Braults, les salles et le matériel se réservent déjà en ligne.

À Marolles-les-Braults, dans la Sarthe, la réservation d’une salle et celle du matériel communal font partie des démarches en ligne du site de la commune. L’historique des locations du logiciel précédent a été repris, et les écrans ont été ajustés avec la mairie, par exemple pour qu’une demande de plusieurs dates arrive en une seule fois.

Le développement est offert. La commune paie une maintenance annuelle calculée selon le nombre d’habitants, détaillée sur la page des tarifs. La réservation des salles vit dans le même outil que le site de la commune et les autres démarches en ligne.

Les questions qu’on nous pose.

Une commune doit-elle prêter ses salles aux associations ?

Les associations et les partis politiques peuvent demander à utiliser des locaux communaux. Le maire fixe les conditions d’utilisation, selon les besoins des services et l’ordre public, et le conseil municipal fixe s’il le faut la contribution demandée (article L. 2144-3 du CGCT).

Le maire peut-il signer seul un contrat de location de salle ?

Oui, si le conseil municipal lui a délégué la conclusion et la révision du louage de choses pour une durée de douze ans au plus (article L. 2122-22, 5°, du CGCT). Sinon, la décision revient au conseil.

Comment éviter qu’une salle soit louée deux fois le même jour ?

L’outil compare chaque demande aux locations déjà enregistrées, salle par salle et créneau par créneau. Un chevauchement est signalé à l’agent, qui garde la décision.

Les locataires peuvent-ils payer en ligne ?

Oui, par carte avec PayFiP, le service de paiement en ligne de la DGFiP, une fois que la commune a signé son contrat avec les Finances publiques. La location passe à « payée » quand PayFiP confirme le paiement.

Peut-on reprendre l’historique de notre logiciel de réservation ?

Oui. Ce qui existe en fichier est importé, ce qui n’existe que sur papier est saisi avec vous. À Marolles-les-Braults, l’historique des locations du logiciel précédent a été repris avant l’ouverture.

Combien coûte le module de réservation des salles ?

Le développement est offert. La commune paie une maintenance annuelle calculée selon le nombre d’habitants, qui couvre tous les services qu’elle utilise.

Les textes et les sources.

Pour voir l’outil sur les dossiers de votre commune, vous pouvez nous écrire ici. Tous les services.