Tenir l’état civil de la commune
dans le même outil que le reste.
Un logiciel d’état civil sert à dresser les actes, à porter les mentions en marge et à délivrer les copies et les extraits. Avec Nouvelle Époque, le registre vit dans le même outil que le site de la commune et les demandes des habitants. Une demande d’acte faite en ligne arrive chez l’agent avec ce qu’il faut pour y répondre.
Mis à jour le
La loi fixe la façon de tenir les registres.
Les actes de l’état civil sont établis sur papier et inscrits dans des registres tenus en double exemplaire (code civil, article 40). Une commune peut les préparer avec un logiciel, mais leur signature reste toujours manuscrite (décret n° 2017-890 du 6 mai 2017, article 5). Les feuilles sont numérotées et utilisées dans l’ordre, et chaque acte garde de la place pour les mentions à venir (articles 4 et 6).
Quand un acte en modifie un autre, la mention est portée d’office en marge de l’acte concerné, dans les trois jours. Si cet acte est tenu dans une autre commune, l’officier de l’état civil lui envoie un avis dans le même délai (code civil, article 49).
La délivrance des copies et des extraits est gratuite. La demande peut se faire sur place, par courrier ou par un téléservice mis en place par l’État ou par la commune (décret de 2017, article 29). Tout le monde peut obtenir un extrait sans filiation d’un acte de naissance ou de mariage (article 33). La copie intégrale et l’extrait avec filiation sont réservés à la personne, à sa famille proche et aux personnes que le décret énumère (articles 30 et 32), jusqu’à 75 ans après la clôture du registre (code du patrimoine, article L213-2).
L’outil vérifie chaque pièce avant qu’elle soit délivrée.
L’agent retrouve un acte par le nom ou le prénom de la personne, le type d’acte ou l’année. Quand il prépare une copie ou un extrait, l’outil regarde d’abord si la pièce peut sortir. L’acte doit être inscrit au registre, avoir son texte et ne pas avoir été annulé. Le demandeur doit aussi y avoir droit, selon sa qualité et l’âge de l’acte.
Un extrait n’est proposé que pour une naissance ou un mariage, comme le prévoit le décret. La copie intégrale reproduit le texte et toutes les mentions. La pièce sort en page A4, et l’officier la signe à la main avant de poser le sceau.
Quand l’agent inscrit une mention, l’outil prépare l’avis à envoyer si l’acte de naissance est tenu dans une autre commune. Il prépare aussi la page d’un nouvel acte au format des feuilles du registre, avec le numéro suivant, et les bulletins destinés à l’Insee. Le registre des PACS et le recensement citoyen sont tenus au même endroit.
Les habitants font leur demande en ligne.
Depuis le site de la commune ou l’application, l’habitant demande une copie ou un extrait. Le formulaire ne lui demande que ce que la pièce exige : pour une copie intégrale ou un extrait avec filiation, les noms et prénoms de ses parents ; pour un extrait sans filiation, rien de plus. L’habitant se connecte avec son compte, par FranceConnect s’il le souhaite.
Les autres démarches d’état civil suivent le même chemin : déclaration de PACS, dossier de mariage, changement de prénom ou de nom. Quand un texte veut une étape en personne, l’habitant choisit son rendez-vous en même temps que sa demande. Vous trouverez le détail sur la page des démarches en ligne et sur celle des rendez-vous de titres.
Les registres déjà saisis sont repris avec vous.
À Marolles-les-Braults, dans la Sarthe, le registre tenu dans l’ancien logiciel de la mairie a été repris dans l’outil, avec le texte de chaque acte et ses mentions. Les actes repris ne se modifient pas. Une faute de saisie se corrige en gardant la trace de qui l’a corrigée, quand, et de ce que le texte disait avant.
Ce qui existe en fichier est importé, ce qui est sur papier est saisi avec vous. La commune avance service par service, et son ancien outil reste branché tant qu’il rend service. Le prix suit la même règle pour tous les services : le développement est offert, et la commune paie une maintenance annuelle calculée selon le nombre d’habitants.
Les questions qu’on nous pose.
Peut-on garder les registres papier ?
Oui. Les actes restent établis sur papier et signés à la main, comme le veulent le code civil et le décret du 6 mai 2017. L’outil imprime la page de l’acte au format des feuilles du registre de la commune.
Que deviennent les actes saisis dans notre logiciel actuel ?
Ils sont repris avec leur texte et leurs mentions. Un acte repris ne se modifie pas ; une faute de saisie se corrige en gardant la trace de la correction.
Qui peut demander la copie intégrale d’un acte de naissance ?
La personne elle-même si elle est majeure, ses ascendants et descendants, son conjoint, son partenaire de PACS, son représentant légal, un mandataire ou son avocat. Passé 75 ans après la clôture du registre, l’acte devient communicable à tous.
Une demande d’acte en ligne est-elle payante pour l’habitant ?
Non. La délivrance des copies et des extraits est gratuite, que la demande soit faite au guichet, par courrier ou en ligne.
Combien coûte le logiciel d’état civil ?
Le développement est offert. La commune paie une maintenance annuelle calculée selon le nombre d’habitants, qui couvre tous les services de l’outil, l’état civil compris.
Où sont hébergées les données de l’état civil ?
En France, sur nos serveurs. Chaque commune a sa propre base de données, séparée des autres, avec ses sauvegardes.
Les textes et les sources.
- Code civil, article 40 (registres et traitements automatisés)
- Code civil, article 49 (mentions en marge et avis de mention)
- Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017, article 5 (signature manuscrite)
- Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017, article 29 (délivrance gratuite, demande en ligne)
- Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017, article 30 (copies intégrales)
- Décret n° 2017-890 du 6 mai 2017, article 33 (extraits sans filiation)
- Code du patrimoine, article L213-2 (délai de 75 ans)
Pour voir l’outil sur les dossiers de votre commune, vous pouvez nous écrire ici. Tous les services.