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« C’est quoi,
le retour en arrière ? »
Les données restent à la commune.

Changer les logiciels de la mairie fait peur pour une raison simple : on se demande ce qu’on deviendra si le nouveau ne convient pas. La loi répond déjà en partie, puisque les données d’une commune sont ses archives publiques et qu’aucun éditeur ne peut les garder. Voici ce qu’il faut savoir avant de changer, et comment nous organisons le changement pour qu’un retour reste toujours possible.

Par Alison Tartary, le 22 octobre 2026

Les données de la mairie appartiennent à la commune.

Pour la loi, les archives sont tous les documents produits ou reçus dans l’exercice d’une activité, données comprises, quels que soient leur forme et leur support (article L. 211-1 du code du patrimoine). Celles d’une commune sont des archives publiques (article L. 211-4), et la commune en est propriétaire (article L. 212-6).

Les registres du cimetière, les dossiers d’urbanisme ou les inscriptions à la cantine restent donc à la commune, même quand ils vivent dans le logiciel d’un éditeur. Ces archives sont imprescriptibles, et nul ne peut les détenir sans droit ni titre (article L. 212-1). Un éditeur héberge les données de la commune, il ne les possède pas.

Pour les données personnelles, le règlement européen dit la même chose autrement. L’éditeur est le sous-traitant de la commune, et son contrat doit prévoir qu’au terme de la prestation il rend les données ou les supprime, selon le choix de la commune, puis détruit ses copies (article 28 du RGPD).

On peut quitter un logiciel à l’échéance de son contrat, ou avant.

Le plus simple est d’attendre l’échéance. Si le contrat prévoit des reconductions, elles sont tacites sauf clause contraire, et l’éditeur ne peut pas s’y opposer (article R. 2112-4 du code de la commande publique). Pour arrêter, la commune décide de ne pas reconduire, dans le délai que fixe le contrat.

La commune peut aussi résilier avant le terme, en cas de faute d’une gravité suffisante de l’éditeur ou pour un motif d’intérêt général (article L. 2195-3). Dans le second cas, l’éditeur a droit à une indemnisation, sous réserve de ce que prévoit le contrat (article L. 6).

Avant de signer quoi que ce soit, il vaut donc la peine de relire l’ancien contrat : sa date de fin, son délai de préavis et ce qu’il dit de la restitution des données. Pour choisir le suivant, une commune n’a pas besoin d’appel d’offres en dessous de 60 000 € HT sur toute la durée du contrat, comme l’explique notre page des tarifs.

Le changement se fait un service à la fois.

On ne change jamais toute la mairie d’un coup. On commence par un service, par exemple la cantine ou les salles, et pendant ce temps les autres services continuent de travailler comme avant, avec leurs logiciels habituels. Un agent ne reçoit jamais deux nouveautés en même temps.

Avant de mettre un service en route, nous reprenons ses données : celles de l’ancien logiciel, et celles qui vivaient sur un cahier ou dans un tableur. L’agent retrouve ensuite dans son écran ses étapes, dans le même ordre et avec ses mots, comme le raconte notre article sur les agents.

L’ancien contrat n’a pas besoin de s’arrêter avant que le nouveau service tourne. La commune garde ainsi les deux le temps de vérifier que tout est là.

Le retour en arrière reste possible à chaque étape.

Chaque commune a sa propre base de données, hébergée en France. Elle est sauvegardée chaque nuit dans un autre centre de données, et elle peut être remise dans l’état exact d’une minute des sept derniers jours.

Les listes de la mairie s’exportent en tableur depuis les écrans, à tout moment. Et le jour où la commune part, quelle qu’en soit la raison, elle récupère l’intégralité de ses contenus et de ses données dans des formats ouverts, en trente jours et sans frais, ainsi que ses noms de domaine. C’est écrit dans la convention que nous signons avec elle.

Les questions qu’on nous pose.

Les données d’une commune appartiennent-elles à l’éditeur de son logiciel ?

Non. Les données produites par la mairie sont des archives publiques, et la commune est propriétaire de ses archives (articles L. 211-4 et L. 212-6 du code du patrimoine). Elles sont imprescriptibles, et nul ne peut les détenir sans droit ni titre (article L. 212-1).

Peut-on résilier un contrat de logiciel de mairie avant son terme ?

Oui. La commune peut résilier un contrat administratif en cas de faute d’une gravité suffisante de l’éditeur, ou pour un motif d’intérêt général (article L. 2195-3 du code de la commande publique). Dans le second cas, l’éditeur a droit à une indemnisation, sous réserve des stipulations du contrat (article L. 6).

Faut-il un appel d’offres pour changer de logiciel ?

Pas en dessous de 60 000 € HT pour un marché de services, calculés sur toute la durée du contrat, reconductions comprises (articles R. 2122-8 et R. 2121-1 du code de la commande publique).

Que récupère une commune qui quitte Nouvelle Époque ?

L’intégralité de ses contenus et de ses données, dans des formats ouverts, en trente jours et sans frais, ainsi que ses noms de domaine, quelle que soit la cause du départ. C’est écrit dans la convention que nous signons avec elle.

Les agents doivent-ils tout réapprendre en même temps ?

Non. Le changement se fait un service à la fois, et l’agent retrouve dans son écran ses étapes, dans le même ordre et avec ses mots. Les autres services continuent de travailler comme avant.

Les textes et les sources.

Si vous êtes maire ou DGS et que vous voulez relire votre contrat actuel avec nous, vous pouvez nous écrire ici.

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